Imagine tener cientos de cajas llenas de documentos con información contable, libros u otros materiales impresos, y necesitar localizar rápidamente un documento específico entre millones.
El proceso tradicional de consulta depende de que un archivista localice manualmente los documentos usando registros y los organice físicamente en estantes siguiendo parámetros definidos. Sin embargo, este enfoque tiene desventajas importantes: requiere el desplazamiento físico del archivista, genera enormes pérdidas de tiempo en consultas frecuentes y crea riesgos como pérdida o deterioro de documentos, fotocopiado innecesario, mayor gasto de papel y muchas otras dificultades operativas.
Para hacer este proceso más eficiente, se hace necesaria la ayuda del computador. No obstante, para que el computador pueda leer la información, debe ocurrir el proceso de digitalización: convertir los documentos físicos (hojas) a un lenguaje que la máquina pueda interpretar para luego dar instrucciones sobre la información capturada.
Definición
En resumen, la digitalización documental es el proceso mediante el cual se captura la información física tangible mediante imágenes para luego ser interpretada por un computador.
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