Destrucción Certificada de Documentos en Bogotá, Colombia
La Destrucción Certificada de documentos es el proceso que garantiza la eliminación definitiva de información confidencial, cumpliendo con la normativa de seguridad y protección de datos. En FileData ofrecemos un servicio integral que asegura que sus documentos sean destruidos de manera segura y legal, evitando filtraciones y sanciones.
¿Por qué es importante la Destrucción Certificada de documentos?
Las empresas y entidades en Colombia manejan información sensible: historias clínicas, expedientes judiciales, datos de clientes y empleados. Cuando estos documentos cumplen su ciclo de vida, se convierten en archivo muerto que debe ser eliminado responsablemente. La Ley 1581 de 2012 (Habeas Data) y la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) exigen que se garantice la confidencialidad y la no reproducción de la información.
Si los documentos se eliminan sin control, su empresa queda expuesta a riesgos legales y reputacionales. La destrucción certificada de documentos le brinda la tranquilidad de que la información fue destruida completamente, con respaldo probatorio.
¿Qué incluye nuestro servicio de destrucción certificada?
En FileData no solo trituramos papel: ofrecemos un proceso completo, con estrictos protocolos de seguridad.
- Asesoría especializada para identificar qué documentos destruir y cuáles conservar según la normativa.
- Logística de recolección segura en sus instalaciones o en las nuestras.
- Trituración con maquinaria industrial que garantiza la no reconstrucción de los documentos.
- Entrega de certificado de destrucción con validez probatoria, incluyendo actas y acervos documentales.
- Opciones de destrucción in situ o en planta, con supervisión si lo requiere.
Además, podemos manejar destrucción certificada de documentos para todo tipo de soportes: papel, digital, microfilm y equipos electrónicos.
Beneficios de contratar la destrucción certificada con FileData
- Cumplimiento legal: Evite sanciones por incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1080 de 2015.
- Seguridad de la información: Proteja datos de clientes, empleados y estrategias corporativas.
- Optimización de espacio: Libere áreas ocupadas por archivo muerto y reduzca costos de almacenamiento.
- Trazabilidad total: Recibirá un certificado que respalda el proceso ante auditorías y entes de control.
- Responsabilidad ambiental: El material destruido se recicla, contribuyendo a la sostenibilidad.
¿Qué documentos se deben destruir?
No todo documento debe destruirse; la normativa establece tiempos de retención mínimos. Nosotros le orientamos para que cumpla sin excederse. Entre los documentos típicos a destruir están:
- Historias clínicas que han superado su período de conservación.
- Expedientes laborales y contables antiguos.
- Contratos y acuerdos vencidos.
- Facturas, títulos valores y cheques.
- Bases de datos impresas y reportes internos.
¿Cómo funciona nuestro proceso paso a paso?
- Solicite una cotización: Le visitamos o atendemos virtualmente para evaluar la cantidad de documento a destruir.
- Planificación de la destrucción: Definimos fecha, lugar y método (en sitio o en planta).
- Recolección segura: Nuestro equipo recoge los documentos con cadena de custodia.
- Trituración certificada: Destruimos con maquinaria que cumple los estándares de nivel de seguridad (P-4 o superior).
- Entrega del certificado: Recibe un documento oficial que detalla cantidad, fecha, método y testigos.
Casos de uso y sectores que confían en nosotros
Nuestro servicio de destrucción certificada de documentos está dirigido a todas las organizaciones que manejan información confidencial:
- Sector salud: Clínicas y hospitales que deben destruir historias clínicas cumpliendo la normativa.
- Sector financiero: Bancos y cooperativas que eliminan comprobantes y estados de cuenta.
- Entidades públicas: Alcaldías y gobernaciones que necesitan archivar y destruir documentos oficiales bajo la Ley 1712 de 2014.
- Empresas de telecomunicaciones y servicios públicos: Para datos de sus usuarios.
- Bufetes de abogados y notarías: Protegen la confidencialidad de sus clientes.
Si tiene documentos en formato digital, complemente con nuestro servicio de destrucción de equipos electrónicos certificada para eliminar discos duros y otros dispositivos.
Normatividad aplicable en Colombia
La destrucción de documentos en Colombia debe ajustarse a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), el Decreto 1080 de 2015 y la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. Además, la Ley 1712 de 2014 en materia de transparencia y acceso a la información pública exige que las entidades estatales garanticen la seguridad de la información. Cumplir estas normas es indispensable para evitar multas y demandas. En FileData contamos con un equipo que conoce la regulación y le asesora para que su destrucción tenga total validez legal.
Contrate la destrucción certificada de documentos con FileData
No arriesgue la seguridad de su información. La Destrucción Certificada de documentos es una inversión en tranquilidad y cumplimiento normativo. En FileData, empresa colombiana con experiencia en gestión documental, garantizamos la confidencialidad desde el primer contacto hasta la entrega del certificado.
Solicite una cotización de servicios hoy y descubra cómo podemos ayudarle a eliminar archivo muerto de forma segura y responsable.
Nuestro proceso
Agendar servicio
Luego de aceptar la cotización agendas el servicio a través de Whatsapp o por email. Puedes agendar hasta con 12 horas de anticipación
Recolección De Información
Filedata presta el servicio logístico de recolección en sus instalación para el traslado de la información al centro de destrucción
Destrucción De Documentos
Se destruye la documentación bajo los estandares de la normtiva para la eliminación de archivo segun sea la naturaleza de la documentación.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la destrucción certificada de documentos?
Es el proceso de eliminar de manera segura e irreversible los documentos físicos o digitales que contienen información confidencial, cumpliendo con las normas colombianas. Al finalizar, la empresa recibe un certificado que valida la destrucción, útil para auditorías y entes de control.
¿Qué normativa regula la destrucción de documentos en Colombia?
La Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Decreto 1080 de 2015. Estas normas exigen que la eliminación de información se haga de forma controlada y con evidencia documental.
¿Qué documentos se pueden destruir con este servicio?
Papeles en general, archivos históricos que han cumplido su retención, historias clínicas, expedientes laborales, contables, jurídicos, entre otros. Consulta con nosotros el tipo de soporte: papel, microfilm, discos duros y más.
¿Cómo se garantiza que la información no pueda reconstruirse?
Utilizamos trituradoras industriales que cumplen estándares de seguridad s nivel de partícula (P-4 o superior). Esto significa que los documentos se convierten en diminutas partículas irrecognoscibles, imposibles de reconstruir.
¿Cuál es el costo del servicio de destrucción certificada?
El precio depende del volumen de documentos, la frecuencia y el lugar de destrucción (en sus instalaciones o en planta). Ofrecemos cotizaciones personalizadas según sus necesidades. Solicite una cotización gratuita.