Esta pregunta la hemos escuchado, pero pocas veces tenemos claro cuales son los documentos físicos que debemos digitalizar y poder llegar a nuestro objetivo.
En esta ocasión te queremos aclarar cuales son esos documentos que podemos llevar al proceso de digitalización documental.
Casi todos los documentos que se encuentren en papel dentro de nuestro archivo los podemos digitalizar.
Debemos tener muy en cuenta su importancia dentro de los procesos internos y externos de la compañía. Esto ultimo nos llevara a dar prioridad a cierta información.
Aunque lo ideal es que se realice la digitalización total de los archivos existentes, podemos empezar con los que tienen más consulta dentro de la empresa.
Al tener esta documentación digitalizada le brindamos una mayor seguridad, además que empezamos a avanzar en los procesos digitales que se pueden implementar en la compañía.
No podemos dejar de lado un proceso que nos dará más beneficios de los que podemos pensar, entre ellos el tele-trabajo.
Vamos a nombrar los siguientes:
1- Planos, mapas, diagramas
2- Facturas de proveedores
3- Pedidos de clientes
4- Contratos, seguros
5- Historias clínicas
6- Archivo contable
7- Hojas de vida
8- Libros
No debemos olvidar que cada empresa tiene su propio protocolo para el manejo y organización de la información y así mismo se debe crear de forma virtual.
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