Son muchos los riesgos que corremos al tener toda nuestra información en papel, pero muchas veces omitimos estos detalles porque pensamos que no es necesario implementarlos.
Pero realidad es que es una decisión que de debe tomar si queremos proteger la información.
Estos son los riesgos que tenemos al archivar en papel:
– Desconocimiento del origen del documento. Suele pasar que dos colaboradores necesiten el mismo documento, pero el segundo llego más tarde y se desespere un poco al intentar localizar esa información.
– Pérdida de tiempo: Normalmente no solemos tener toda la información encima de la mesa por lo que, si no estamos digitalizados, el archivador se convierte en muchas ocasiones en nuestro único aliado junto con las idas y venidas para la búsqueda de información.
– El documento puede estar mal archivado o en el peor de los casos puede estar desterrado al sótano debido a su antigüedad o por la falta de espacio en la oficina.
– El papel nos ancla un poco a la oficina, siendo esclavos del archivador y no poder tele-trabajar con el material correcto.
– Y en el peor de los casos… ¿Quién no conoce alguna empresa que se ha visto afectada por el clima o por un incendio descontrolado?
La clave está en empezar ahora y entender que la tecnología no es una enemiga, sino una aliada para gestionar la información de la empresa.
Digitalizar todos el archivo brinda la flexibilidad de tele-trabajar desde cualquier lugar, además de proteger la información en formato digital sin riesgo a pérdida ni duplicidad, estar enterado en todo momento quién lo está gestionando o incluso buscar contenido de hace años sin tener que adentrarse a la oscuridad de los sótanos.
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