La destrucción de archivos físicos siguiendo la normatividad es algo imprescindible para cualquier tipo de empresa y es un proceso muy importante dentro de la gestión documental.
Este proceso se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de un documento a finalizado.
Antes de ejecutar la destrucción de Archivo físico se debe tener claro que, esta información se debe pasar a otro formato, entre ellos la digitalización. Al tener la información Digital la empresa obtendrá muchos beneficios que la ayudaran a llegar a otro nivel.
Si la empresa es de carácter pública o privada, con el paso del tiempo acumulan grandes cantidades de documentos que contienen información de carácter sensible. Pero llega un momento en que la documentación ya no tiene valor para la empresa y es aquí donde se tiene que ser responsable del destino de esta.
Se debe realizar una depuración de los archivos, esta destrucción se lleva a cabo teniendo en cuenta las tablas de retención documental, las cuales ayudan a establecer la perdida de utilidad en cualquier aspecto. Recordemos que el proceso de destrucción es irreversible, por ello es necesario hacer el análisis y tener asegurado un respaldo digital para toda la información.
Son varias las razones por las que un archivo se convierte en archivo muerto entre ellas, porque se han cumplido las fechas establecidas, porque la empresa cesa su actividad o decide optimizar sus espacios o también por que están implementando la política cero papel.
La información en los documentos físicos se debe proteger hasta ultimo momento, para evitar que caiga en manos equivocadas.
La mejor herramienta para la destrucción de documentos, en especial los que contienen información confidencial, es un servicio especializado, confiable, y en el cual no tengas que preocuparte, además de que te emitan un certificado de destrucción con pruebas y para ello puedes contratar con Filedata.
