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El porqu茅 de la Destrucci贸n del Archivo f铆sico

23 julio, 2021by admin

 

La destrucci贸n de archivos f铆sicos siguiendo la normatividad es algo imprescindible para cualquier tipo de empresa y es un proceso muy importante dentro de la gesti贸n documental.

Este proceso se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de un documento a finalizado.

Antes de ejecutar la destrucci贸n de Archivo f铆sico se debe tener claro que, esta informaci贸n se debe pasar a otro formato, entre ellos la digitalizaci贸n. Al tener la informaci贸n Digital la empresa obtendr谩 muchos beneficios que la ayudaran a llegar聽 a otro nivel.

Si la empresa es de car谩cter p煤blica o privada, con el paso del tiempo acumulan grandes cantidades de documentos que contienen informaci贸n de car谩cter sensible. Pero llega un momento en que la documentaci贸n ya no tiene valor para la empresa y es aqu铆 donde se tiene que ser responsable del destino de esta.

Se debe realizar una depuraci贸n de los archivos, esta destrucci贸n se lleva a cabo teniendo en cuenta las tablas de retenci贸n documental, las cuales ayudan a establecer la perdida de utilidad en cualquier aspecto. Recordemos que el proceso de destrucci贸n es irreversible, por ello es necesario hacer el an谩lisis y tener asegurado un respaldo digital para toda la informaci贸n.

Son varias las razones por las que un archivo se convierte en archivo muerto entre ellas, porque se han cumplido las fechas establecidas, porque la empresa cesa su actividad o decide optimizar sus espacios o tambi茅n por que est谩n implementando la pol铆tica cero papel.

La informaci贸n en los documentos f铆sicos se debe proteger hasta ultimo momento, para evitar que caiga en manos equivocadas.

La mejor herramienta para la destrucci贸n de documentos, en especial los que contienen informaci贸n confidencial, es un servicio especializado, confiable, y en el cual no tengas que preocuparte, adem谩s de que te emitan un certificado de destrucci贸n con pruebas y para ello puedes contratar con Filedata.

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